Contratto di affitto e comunicazione all'amministratore di condominio

È ormai cosa nota che quando si stipula un nuovo contratto di affitto questo vada registrato presso l’Agenzia delle Entrate. Meno diffusa è la nozione che lo stesso contratto debba essere, per legge, oggetto di comunicazione non soltanto al nuovo inquilino, ma anche all’amministratore di condominio.

Ciò perchè esiste un documento, l’anagrafe condominiale - che l’amministratore deve compilare e conservare - che deve contenere tutti i dati relativi alle persone presenti nel condominio e ai contratti stipulati coi proprietari delle unità immobiliari. 

Vediamo dunque nel dettaglio quali dati vanno comunicati all’amministratore di condominio, la normativa di riferimento e le modalità di comunicazione previste.

Comunicazione all’amministratore di condominio: cosa deve contenere?

Ogni volta che si sottoscrive un contratto di affitto, come anticipato sopra, questo va innanzitutto registrato presso l’Agenzia delle Entrate. Tale registrazione va effettuata entro 30 giorni dalla data di stipula, o di decorrenza, del contratto di affitto. 

Entro 60 giorni, invece, va data comunicazione all’amministratore di condominio dell’avvenuta registrazione del contratto.

Cosa deve contenere la comunicazione all’amministratore, dunque? Innanzitutto, i dati anagrafici del nuovo inquilino, nel caso di un nuovo contratto di affitto, o del nuovo proprietario dell’unità immobiliare in caso di compravendita. 

Andranno inoltre comunicati gli estremi del contratto che sancisce il passaggio di proprietà o di utilizzo dell’appartamento, ovverosia numero di registrazione e data del contratto - o dell’atto notarile di compravendita.

Una soluzione molto usata è quella di trasmettere la prima pagina del contratto di locazione, che contiene tutti i dati anagrafici delle parti, l’ubicazione e la durata del contratto. In tal caso, è lecito oscurare le parti relative al rapporto economico sancito dal contratto.

La normativa parla esplicitamente di “documentata comunicazione” della registrazione del contratto, che il proprietario deve trasmettere al conduttore e all’amministratore del condominio.

Generalmente è sufficiente comunicare gli estremi della registrazione dell’atto, che consentono di risalire con facilità a tutti i dati necessari per individuare il nuovo locatario. 

Per quanto concerne il soggetto cui spetta l’obbligo di fornire tale documentata comunicazione, la normativa di riferimento resta vaga: nel caso in cui il locatore non proceda con tale comunicazione, potrebbe sorgere il caso per cui anche il conduttore del contratto e l’amministratore siano considerati in parte responsabili per la mancata trasmissione dei dati. 

La normativa: comunicazione all’amministratore di condominio

La normativa di riferimento risale alla legge 431 del 1998, "Disciplina delle locazioni e del rilascio degli immobili adibiti ad uso abitativo", modificata poi dalla legge 208 del 2015 - la cosiddetta Legge di Stabilità. 

Nella Legge di Stabilità è chiaramente esplicitato che: “è fatto carico al locatore di provvedere alla registrazione nel termine perentorio di trenta giorni, dandone documentata comunicazione, nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all’amministratore del condominio, anche ai fini dell’ottemperanza agli obblighi di tenuta dell’anagrafe condominiale di cui all’articolo 1130 del codice civile”.

L’articolo del codice civile cui si fa riferimento riguarda le attribuzioni e gli obblighi degli amministratori di condominio, tra i quali vi sono:

• La convocazione delle assemblee e la cura dell’osservanza del regolamento condominiale;
• La riscossione dei contributi e loro erogazione per le spese di manutenzione ordinaria degli spazi;
• La responsabilità in materia di adempimenti fiscali;
• La tenuta del registro di anagrafe condominiale.

Tale registro contiene “le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare”.

Ogni modifica relativa ai dati citati deve necessariamente essere comunicata all’amministratore entro 60 giorni, affinché questi possa tener fede al proprio obbligo di curare ed aggiornare il registro di anagrafe condominiale. 

Il duplice obbligo, in capo al locatario, di registrazione del contratto e di comunicazione dei dati all’amministratore, è dunque stato introdotto soltanto nel 2016, con la Legge di Stabilità di cui sopra.

La stessa legge prevede che, in caso di inerzia da parte del proprietario dell’unità abitativa, sia lo stesso amministratore di condominio ad attivarsi onde ottenere i dati necessari al corretto adempimento dei suoi doveri.

Ciò significa che l’amministratore di condominio ha la facoltà di addebitare al locatore gli eventuali costi sostenuti per l’ottenimento dei dati, ma anche che l’amministrazione condominiale può avere la sua parte di responsabilità in merito all’obbligo di ottenere i dati di cui sopra, anche laddove non venissero comunicati dal locatore come disposto dalla legge.

Ma come effettuare le comunicazioni obbligatorie all’amministratore di condominio? Su questo punto la normativa non dà indicazioni di alcun tipo, motivo per cui si può concludere che la modalità di comunicazione da adottare, onde tutelare entrambe le parti, è quella che dà valore legale alla data e alla certezza dell’avvenuta comunicazione. 

Gli unici due strumenti che consentono tale comunicazione sono la raccomandata con ricevuta di ritorno e la PEC, che quindi andranno assunti come strumento da prediligere per questo genere di comunicazioni.

Cosa comunicare all'amministratore: alcuni casi specifici

Tutto quanto riportato sopra si riferisce, come è facile intuire, agli affitti di unità abitative sanciti da contratti ordinari, generalmente di 4 + 4 anni. Ma come comportarsi nel caso di una compravendita, o della presenza di un bed&breakfast all’interno del condominio? 

Comunicazione di un nuovo proprietario all’amministratore di condominio

L’obbligo di comunicare le variazioni dei dati all’amministratore di condominio sussiste, nei medesimi termini, anche nel caso del passaggio di proprietà dell’unità immobiliare. 

Fino al momento della comunicazione del nuovo proprietario all’amministratore di condominio, infatti, sarà legittimo diritto del venditore partecipare alle assemblee condominiali. 

Cosa comunicare, in questo caso? Alcuni amministratori, forse nel tentativo di semplificare la trasmissione dei dati, richiedono copia dell’atto notarile. Va tenuto a mente, però, che tale richiesta non costituisce obbligo di legge: ciò che va trasmesso obbligatoriamente all’amministrazione sono i dati identificativi dell’atto, non il suo contenuto.

Ciò è stato recentemente oggetto di un chiarimento da parte del Garante per la protezione dei dati personali. 

Cosa comunicare per gli affitti brevi

La Corte di Cassazione ha definito il principio per cui l’assemblea dei condomini non può “porre limitazioni al diritto di proprietà dei singoli condomini”, a meno che tali limitazioni non siano esplicitamente presenti nei singoli atti di acquisto o nel regolamento di condominio.  

Il proprietario di un appartamento può dunque a norma di legge optare per una gestione diversa dall’ordinario, per quanto concerne le unità abitative di sua proprietà. Secondo l’articolo 4 del Dl 50/2017 (convertito dalla legge 96/2017), per gli affitti inferiori ai 30 giorni non sussiste l’obbligo di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate. 

La comunicazione dei dati anagrafici dei conduttori di affitti brevi è invece sancita dal Testo Unico della Legge di Pubblica Sicurezza. Tale comunicazione va rivolta alla Questura competente, e non all’amministratore di condominio, fatta salva l’esistenza di una clausola del genere del regolamento condominiale. 

Nel caso in cui un appartamento del condominio venga usato per attività di ricezione turistica, e tale uso non sia esplicitamente vietato dal regolamento di condominio, l’amministratore di condominio non può esigere ulteriori comunicazioni.

In tal caso, l’unico potere in mano all’amministrazione è quello di chiedere ed ottenere che il proprietario dell’appartamento non modifichi l’uso delle parti comuni e non rechi danni alle strutture.